【社労士の実務】有給を5日取らせる義務、誰が対象？──年5日の時季指定を説明する

従業員が増えてきた店の経営者から、相談が届く。

「有給を年に5日は取らせないといけない、と聞きました。うちはパートの方もいますし、自分から休みたいと言ってくる人と、まったく言ってこない人がいます。誰に、どうやって取らせればよいのでしょうか。」

社労士の試験で「年5日の時季指定」は、対象者と日数の数え方を正確に問われる。覚えた要件が力になるのは、こうして「誰が対象で、あと何日必要か」を名簿の上で言えたときである。この記事では、対象者の判定、差し引ける日数、管理簿、そして運用の手順を通しで整理する。

まず結論：対象は「付与日数が10労働日以上」の人

条文はこう定めている。

使用者は、第一項から第三項までの規定による有給休暇（これらの規定により使用者が与えなければならない有給休暇の日数が十労働日以上である労働者に係るものに限る。……）の日数のうち五日については、基準日から一年以内の期間に、労働者ごとにその時季を定めることにより与えなければならない。（労働基準法39条7項本文）

対象の判定は雇用形態ではなく、その年に付与される日数で決まる。

「正社員だから対象」「パートだから対象外」ではない。パートでも、付与日数が10日以上になるときは対象になる。

パートが対象になるのはいつか

所定労働日数が少ない労働者には、比例付与が適用される（39条3項）。省令の表を見ると、10日に届く時点が読める（労働基準法施行規則24条の3第3項）。

なお、比例付与が適用されるのは1週間の所定労働時間が30時間未満の者に限られる（39条3項柱書と規則24条の3第1項）。週の所定労働時間が30時間以上なら、日数が少なくても通常の付与日数になる。

なぜ使用者が時季を指定するのか

有給休暇の原則は、労働者が時季を決めることにある。

使用者は、前各項の規定による有給休暇を労働者の請求する時季に与えなければならない。ただし、請求された時季に有給休暇を与えることが事業の正常な運営を妨げる場合においては、他の時季にこれを与えることができる。（労働基準法39条5項）

この原則のままだと、言い出しにくい職場では1日も消化されないという状態が生まれる。そこで39条7項は、使用者の側に時季を定めて与える義務を課した。労働者の権利を、使用者の義務で下支えするという構造になっている。

だから経営者の「自分から言ってこない人」への答えは明確だ。言ってこない人こそ、使用者が時季を定めて与える対象になる。

差し引ける日数がある

5日を丸ごと使用者が指定するわけではない。

前項の規定にかかわらず、第五項又は第六項の規定により第一項から第三項までの規定による有給休暇を与えた場合においては、当該与えた有給休暇の日数（当該日数が五日を超える場合には、五日とする。）分については、時季を定めることにより与えることを要しない。（労働基準法39条8項）

6項の計画的付与は、労使協定により時季を定めたとき、有給休暇の日数のうち5日を超える部分について、その定めにより与えることができる仕組みだ。各人に最低5日は自由に使える分を残すという設計になっている。

つまり実務上の計算は次のようになる。

使用者が時季を定めて与えるべき日数 ＝ 5日 −（労働者が自分で取得した日数 ＋ 計画的付与で与えた日数）

自分から取る人が年に5日以上取っていれば、その人について使用者が指定する必要はない。経営者の「自分から休みたいと言ってくる人」は、この形で満たされることが多い。

つまずきやすいのは「基準日」

7項は「基準日から一年以内の期間に」と定めている。基準日は、継続勤務した期間を6箇月経過日から1年ごとに区分した各期間の初日だ（同項かっこ書）。

入社日がばらばらだと、基準日も人ごとにばらばらになる。そこで実務では、基準日を前倒しして揃える運用が広く行われている。この場合の扱いも省令にある。

年次有給休暇管理簿

省令は、記録の作成と保存も義務づけている。

使用者は、法第三十九条第五項から第七項までの規定により有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日（第一基準日及び第二基準日を含む。）を労働者ごとに明らかにした書類（……「年次有給休暇管理簿」という。）を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後五年間保存しなければならない。（労働基準法施行規則24条の7）

記載するのは時季・日数・基準日の3つ。対象は5項（労働者の請求による取得）、6項（計画的付与）、7項（使用者の時季指定）で与えた分だ。使用者が指定した分だけを記録するのではなく、労働者が自分で取った分も記録する。

保存期間は与えた期間中と、その期間の満了後5年間となっている。管理簿は、そのまま「あと何日必要か」を計算する台帳になるので、義務としてではなく運用の道具として作ると負担感が変わる。

就業規則への記載と罰則

使用者が時季を指定して与える制度を設ける場合、休暇に関する事項として就業規則に記載することになる（労働基準法89条1号）。対象となる労働者の範囲と、時季の指定の方法を定めておく。

罰則もある。39条7項に違反した者は、30万円以下の罰金に処するとされている（労働基準法120条1号）。1人につき1罪として扱われる運用があるため、対象者が多い事業場では影響が大きい。

なお、39条9項は有給休暇中の賃金について、就業規則その他これに準ずるもので定めるところにより、平均賃金、所定労働時間労働した場合に支払われる通常の賃金、または労使協定を結んだ場合の標準報酬月額の30分の1のいずれかを支払うと定めている。どれを使うかは就業規則で決めておく必要がある。

運用の手順——この順番で回す

1. 全員の付与日数を一覧にする。雇用形態ではなく付与日数の列で対象者を選ぶ。
2. 週所定労働時間30時間未満の人を確認する。比例付与の対象かどうかで日数が変わる（39条3項、規則24条の3）。
3. 各人の基準日を確定する。前倒し付与をしているなら第一基準日、揃える運用なら第二基準日も。
4. 履行期間と必要日数を計算する。基準日を揃えた年は「月数 ÷ 12 × 5日」（規則24条の5第2項）。
5. 期の途中で残数を確認する。5日 −（自主取得＋計画的付与）で、あと何日必要かを出す。
6. 残っている人に意見を聴いて時季を定める。期末に押しつける形にしない。
7. 管理簿に時季・日数・基準日を記録する（規則24条の7）。
8. 期間満了後5年間保存する。

5番目を期の後半ではなく、半分過ぎた時点で行うのが実務の分かれ目になる。残り2か月で4日残っている状態は、事業の運営にも本人の予定にも無理が出る。

プロならこう説明する

順にご説明します。まず「誰が対象か」からです。

対象になるのは、その年に与える有給休暇の日数が10日以上の方です。正社員かパートかで決まるものではありません。パートの方でも、日数が10日以上になるときは対象です。

目安をお伝えしますと、週4日お勤めの方は、勤続3年6か月の時点で10日になります。そこから対象です。週3日以下の方でしたら、長くお勤めいただいても10日には届きませんので、対象にはなりません。まず従業員名簿に、お一人ずつの付与日数を書き出しましょう。

次に「どうやって取らせるか」です。実は5日全部を会社が決める必要はありません。ご本人が自分から取られた日数と、労使協定で計画的にお休みにした日数は、5日から差し引けます。

ですので、自分から休みたいとおっしゃる方が年に5日以上取られていれば、その方について会社が日を指定する必要はありません。手を打つ必要があるのは、取っていない方だけです。

そのうえで、取っていない方には会社から日を決めてお伝えすることになります。この点は法律で義務とされています。ただ、いきなり指定するのではなく、ご本人のご希望を聴いたうえで決める形にしましょう。そのほうが休みも取りやすくなります。

時期についてもお伝えします。基準日から1年以内です。基準日は、入社から6か月経った日と、そこから1年ごとの日になります。入社日がばらばらですと基準日もばらばらになりますので、全社で揃える方法もあります。ただ、揃えた年は必要な日数が5日より多くなる計算になりますので、導入の前に一度試算いたします。

最後に記録です。年次有給休暇管理簿という書類を、お一人ずつ作る必要があります。書くのは、いつ取ったか、何日取ったか、基準日はいつか。この3つです。会社が指定した分だけでなく、ご本人が自分で取られた分も書きます。保存は、その期間が終わってから5年間です。

この管理簿は、そのまま「あと何日必要か」の一覧になります。年の半ばに一度ご覧いただくと、期末になって慌てずに済みます。様式をお持ちしますので、一緒に作りましょう。

よくある質問と、その答え方

運用で外したくないポイント

1. 対象は付与日数10労働日以上：雇用形態で決まらない（39条7項）。
2. 週4日のパートは勤続3年6箇月から対象（規則24条の3第3項）。
3. 比例付与は週所定30時間未満に限る（39条3項、規則24条の3第1項）。
4. 自主取得と計画的付与は差し引ける（39条8項）。時間単位年休は入らない。
5. 基準日を揃えた年は「月数÷12×5日」（規則24条の5第2項）。
6. 管理簿は時季・日数・基準日を記載し、期間満了後5年保存（規則24条の7）。
7. 7項違反は30万円以下の罰金（120条1号）。

根拠条文のまとめ