【ITパスポートの実務】社内セキュリティの注意喚起文、どう書く？──伝わる呼びかけをつくる
情報管理部の担当として、社内メールの作成を頼まれた。
「取引先を装った偽メール（フィッシング）が増えているという報告が入りました。社員に向けて『パスワードの扱い方』と『情報セキュリティの基本』を改めてお願いする社内メールを出すことになりました。呼びかけ文の本文を作成してください。」
ITパスポートの知識は、こうした社内への注意喚起を、抜けなく・伝わる形で書けたときに力になる。この記事では、呼びかけ文の組み立て方を整理する。
まず結論：4つの項目を、責めずに呼びかける
盛り込むのは次の4項目。それぞれ「なぜ大切か」を短く添え、相手を責めず、全員に協力をお願いする丁寧なトーンにすると社内文書として伝わる。
- 強いパスワード・使い回し防止：推測されにくく、他サービスと使い回さない。
- 二要素認証（多要素認証）：設定できるなら有効にする。
- メモの放置を避ける：パスワードを人目につく場所に残さない。
- 不審メールは開かず報告：リンクや添付を開かず、情報管理部へ連絡する。
プロならこう書く
全社員のみなさまへ。取引先を装った偽メール（フィッシング）が増えているため、日々のパスワード管理と情報セキュリティについて改めてお願いします。
1. パスワードは名前や誕生日など推測されやすいものを避け、できるだけ長く複雑にしてください。他のサービスとの使い回しは、一つ漏れたときに被害が広がるため避けましょう。
2. 設定できるシステムでは、二要素認証（多要素認証）をぜひ有効にしてください。パスワードに加えてもう一段の守りになります。
3. パスワードは付箋やメモで人目につく場所に残さないようお願いします。
4. 差出人に心当たりのないメールや不審なリンク・添付ファイルは開かず、情報管理部までご連絡ください。みなさまの協力で会社全体の安全を守れます。ご不明な点は情報管理部までお問い合わせください。
書き方で外したくないポイント
- 4項目を漏らさない：パスワード・二要素認証・メモの放置回避・不審メールの報告。
- 「なぜ」を短く添える：使い回しは被害が広がる、など理由を一言。
- 責めないトーン：全員に協力をお願いする丁寧な呼びかけにする。
この場面で効いているITパスポートの知識
- フィッシング：取引先などを装った偽メールで情報を盗む手口
- パスワード管理：推測されにくく、使い回さない
- 二要素認証（多要素認証）：パスワードに加えてもう一段の確認で不正ログインを防ぐ
- インシデント報告：不審なメールは開かず、担当部門へ連絡する
「フィッシング対策とパスワード・認証の基本」という知識が、そのまま伝わる注意喚起文になっている。
自分でやってみる
学習アプリ「シカクエ」の実務クエストでは、この依頼に自分で呼びかけ文を書いて採点を受けられる（架空の練習用）。4項目を、責めずに伝わる形で書けるか、試してみると定着が進む。